´
Clasificación (seiri):
separar innecesarios
Es la primera de las cinco fases. Consiste en
identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos
de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a
aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.
Algunas normas ayudan a tomar
buenas decisiones:
·
Se desecha (ya sea que se venda, regale o se
tire) todo lo que se usa menos de una vez al año.
·
De lo que queda, todo aquello que se usa
menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en
el almacén en la fábrica).
·
De lo que queda, todo aquello que se usa
menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario
en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).
·
De lo que queda, todo lo que se usa menos
de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
·
De lo que queda, todo lo que se usa menos
de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
·
Y lo que se usa al menos una vez por hora se
coloca directamente sobre el operario.
Esta jerarquización del
material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada
al orden (seiton).
El objetivo particular de esta
etapa es aprovechar lugares despejados.
La práctica del Seiri, además
de los beneficios en seguridad, permite:
·
Liberar espacio útil
en planta y oficinas.
·
Reducir los tiempos
de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.
·
Mejorar el control
visual de stocks de repuestos y elementos de producción, carpetas con
información, planos, etc.
·
Eliminar las
pérdidas de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo
tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para ellos; por ejemplo, material
de empaque, etiquetas, envases plásticos, cajas de cartón y otros.
·
Facilitar el control
visual de las materias primas que se van agotando y que requieren para un
proceso en un turno, etc.
·
Preparar las áreas
de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autónomo, ya que se
puede apreciar con facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en
los equipos y que frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios
que se encuentran cerca de los equipos.
El no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los
siguientes problemas:
·
La planta de
producción y los talleres es insegura, se presentan mas accidentes, se pierde
tiempo valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo.
·
El producto en
proceso o final en exceso, los cajones y armarios que se utilizan para guardar
elementos innecesarios crean el efecto "jaula de canario" el cual
impide la comunicación entre compañeros de trabajo.
·
En caso de una señal
de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales
innecesarios, impide la salida rápida del personal.
·
Es necesario
disponer de armarios y espacio medido en metros cuadrados para ubicar los
materiales innecesarios. El coste financiero también se ve afectado por este
motivo.
·
Es más difícil de
mantener bajo control el stock que se produce por productos defectuosos. El
volumen existente de productos en proceso permite ocultar más fácilmente los
stocks innecesarios.
·
El cumplimiento de
los tiempos de entrega se pueden ver afectados debido a las pérdidas de tiempo
al ser necesario mayor manipulación de los materiales y productos.
Las preguntas
habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento
innecesario son las siguientes:
· ¿Es necesario este elemento?
· Si es necesario, ¿es necesario
en esta cantidad?
· Si es necesario, ¿tiene que
estar localizado aquí?
Orden (seiton):
situar necesarios
Consiste en establecer el modo en que deben
ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y
rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Se pueden usar métodos de
gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares
del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para
cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el
espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de
energía.
Normas de orden:
·
Organizar racionalmente el puesto de trabajo
(proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
·
Definir las reglas de ordenamiento
·
Hacer obvia la colocación de los objetos
·
Los objetos de uso frecuente deben estar cerca
del operario
·
Clasificar los objetos por orden de utilización
·
Estandarizar los puestos de trabajo
·
Favorecer el 'FIFO' en español = PEPS primero en
entrar primero en salir.
Limpieza (seisō):
suprimir suciedad
Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton)
el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en
identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones
necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se
encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la
limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el
mal funcionamiento de la maquinaria.
Normas de limpieza:
·
Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
·
Volver a dejar sistemáticamente en condiciones
·
Facilitar la limpieza y la inspección
·
Eliminar la anomalía en origen
Estandarización
(seiketsu): señalizar anomalías
Consiste en detectar situaciones irregulares o
anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.
Aunque las etapas previas de
las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu)
se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse
cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:
·
Hacer evidentes las consignas «cantidades
mínimas» e «identificación de zonas».
·
Favorecer una gestión visual.
·
Estandarizar los métodos operatorios.
·
Formar al personal en los estándares.
Mantenimiento de
la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Con esta etapa se pretende trabajar
permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el
seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua,
cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa
se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.
Establece un control riguroso de la aplicación
del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con
los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y,
si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los
objetivos.
Mediante esta etapa se pretende
obtener una comprobación continua y fiable de la aplicación del método de las 5S
y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un
fin en sí mismo.
Pasos
comunes de cada una de las etapas
La implementación de cada una de las 5s se lleva a cabo siguiendo cuatro
pasos
·
Preparación: formación respecto a la metodología
y planificación de actividades.
·
Acción: búsqueda e identificación, según la
etapa, de elementos innecesarios, desordenados (necesidades de identificación y
ubicación), suciedad, etc.
·
Análisis y decisión en equipo de las propuestas
de mejora que a continuación se ejecutan.
·
Documentación de conclusiones establecidas en
los pasos anteriores.
Consecuencias
El resultado se mide tanto en productividad como
en satisfacciones del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para
mejorar las condiciones de trabajo. La aplicación de esta técnica tiene un
impacto a largo plazo. Para avanzar en la implementación de cualquiera de las
otras herramientas de Lean Manufacturing es necesario que en la organización
exista un alto grado de disciplina. La implementación de las 5s puede ser uno
de los primeros pasos del cambio hacia mejora continua.
Existen cinco maneras de evaluar el
nivel de las 5s en cada etapa:
1.Autoevaluación.
2. Evaluación por parte de un consultor
experto.
3.Evaluación por parte de un superior.
4.Una combinación de los tres puntos anteriores.
5.Competencia entre grupos.
Las 5s tienen aplicaciones en el ámbito
educativo, ya que permite la formación de hábitos de limpieza y orden entre
alumnos, docentes y directivos de los centros escolares. Al utilizar la técnica
de las 5S en la escuela, nos estamos refiriendo a la implementación de las
mismas para mantener los salones de clase y áreas de trabajo limpios, ordenados
y solamente con lo necesario. Además, se estandariza lo que se hace con los
alumnos, docentes, directivos y padres de familia y se promueve la disciplina y
nuevos métodos de trabajo que permiten mejorar los resultados de aprendizaje.
El fundamento psicopedagógico de esta técnica está referido al paradigma de la
mejora continua para promover un cambio de cultura en las instituciones
escolares a partir de los rituales implementados por todos los integrantes de
una comunidad escolar.
Necesidad
de la estrategia 5s
La
estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le
dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos
permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes
metas:
·
Dar respuesta a la
necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros
producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.
·
Buscar la reducción
de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención
del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el
trabajo.
·
Facilitar crear las
condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección
permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.
·
Mejorar la
estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener
el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de
limpieza, lubricación y apriete.
·
Hacer uso de
elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados
todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo .
·
Conservar del sitio de
trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de
las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S.
·
Poder implantar
cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo,
Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.
·
Reducir las causas
potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación
de los equipos y demás recursos de la compañía.
El principio de las 5's puede ser utilizado
para romper con los viejos procedimientos existentes e implantar una cultura
nueva a efectos de incluir el mantenimiento del orden, la limpieza e higiene y
la seguridad como un factor esencial dentro del proceso productivo, de calidad
y de los objetivos generales de la organización.
Es por esto que es de suma importancia la aplicación de
la estrategia de las 5 S´s, no se trata de una moda sino de un nuevo modelo de
dirección o un proceso de implantación que mejora nuestra organización.
El
modelo original japonés considera la necesidad de aplicar cuatro "S"
adicionales utilizadas para estimular al individuo con el propósito de que
mantenga los buenos hábitos y la aplicación práctica de las 5s sean una
realidad en el lugar de trabajo.
Cuatro
de las mas importantes de las 9 S:
Constancia (Shikari)
Preservar en los buenos hábitos es aspirar a la justicia, en este sentido practicar constantemente los buenos hábitos es justo con uno mismo y lo que provoca que otras personas tiendan a ser justos con uno, la constancia es voluntad en acción y no sucumbir ante las tentaciones de lo habitual y lo mediocre. Hoy se requieren de personas que no claudiquen en su hacer bien (eficiencia) y en su propósito (eficacia).
Es
la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en una línea de acción.
La voluntad de lograr una meta. Existe una palabra japonesa konyo que en
castellano traduce algo similar a la entereza o el estado de espíritu necesario
para continuar en una dirección hasta lograr las metas.
La
constancia en una actividad, mente positiva para el desarrollo de hábitos y
lucha por alcanzar un objetivo.
Compromiso
(Shitsukoku)
Esta acción significa ir hasta el final de las tareas, es cumplir responsablemente con la obligación contraída, sin voltear para atrás, el compromiso es el último elemento de la trilogía que conduce a la armonía (disciplina, constancia y compromiso), y es quien se alimenta del espíritu para ejecutar las labores diarias con un entusiasmo y ánimo fulgurantes.
Esta acción significa ir hasta el final de las tareas, es cumplir responsablemente con la obligación contraída, sin voltear para atrás, el compromiso es el último elemento de la trilogía que conduce a la armonía (disciplina, constancia y compromiso), y es quien se alimenta del espíritu para ejecutar las labores diarias con un entusiasmo y ánimo fulgurantes.
Es
cumplir con lo pactado. Los procesos de conversación generan compromiso. Cuando
se empeña la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplir. Es una ética que se
desarrolla en los lugares de trabajo a partir de una alta moral personal.
Algunas
personas logran ser disciplinadas y constantes (5ª S y 6ª S). Sin embargo, es
posible que las personas no estén totalmente comprometidas con la tarea.
Shitsukoku
significa perseverancia pala el logro de algo, pero esa perseverancia nace del
convencimiento y entendimiento de que el fin buscado es necesario, útil y
urgente para la persona y para toda la sociedad.
Coordinación (Seishoo)
Como seres sociales que somos, las metas se alcanzan con y para un fin determinado, el cual debe ser útil para nuestros semejantes, por eso los humanos somos seres interdependientes, nos necesitamos los unos y los otros y también no participamos en el ambiente de trabajo, así al actuar con calidad no acabamos con la calidad, sino la expandimos y la hacemos mas intensa.
Para lograr un ambiente de trabajo de calidad se requiere
unidad de propósito, armonía en el ritmo y en los tiempos.
Esta
S tiene que ver con la capacidad de realizar un trabajo con método y teniendo
en cuenta a las demás personas que integran el equipo de trabajo. Busca
aglutinar los esfuerzos para el logro de un objetivo establecido. Se trata de
lograr que los músicos de una orquesta logren la mejor interpretación para el
público, donde los instrumentos principales y secundarios actúan bajo una
sincronización perfecta de acuerdo a un orden establecido en la partitura.
Esto mismo debe ser el trabajo en una empresa. Los
equipos deben tener métodos de trabajo, de coordinación y un plan para que no
queda en lo posible nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales serán
los mejores para cada actor en el trabajo y para la empresa.
Estandarización (Seido)
Para no perderse es necesario poner señales, ello significa en el lenguaje empresarial un final por medio de normas y procedimientos con la finalidad de no dispersar los esfuerzos individuales y de generar calidad.
Para implementar estos nueve principios, es necesario
planear siempre considerando a la gente, desarrollar las acciones pertinentes,
revisar paso a paso las actividades comprendidas y comprometerse con el
mejoramiento continuo.
Sabemos que implementar estas acciones representa un
camino arduo y largo, pero también comprendemos que aquellos con los cuales
competimos día a día y lo consideran como algo normal, como una mera forma de
supervivencia y aceptación de lo que esta por venir.
·
Evita la localización y búsqueda mental de modo
que nos lleve solo unos cuantos segundos.
·
La idea de disminuir a cero el tiempo de
localización y búsqueda de cada objeto.
·
Clasificar todos los recursos que necesito.
·
Asignar un lugar para cada objeto de acuerdo a
un orden lógico y de fácil acceso.
·
Pintar la silueta en el lugar donde se almacena.
·
Control visual en inventarios y almacenes para
lograr la cultura del supermercado.
·
Control visual para puntos de re-orden.
·
Tiempo en ver que hay dentro de un gabinete es
tiempo perdido, utiliza control visual.
·
Etiquetar los objetos y el lugar en que se
almacenan (letra grande, pocas palabras, colores).
Para mantener el ritmo
de la interpretación musical, debe existir una partitura. En el trabajo debe
existir un plan de trabajo, normas específicas que indiquen lo que cada persona
debe realizar. Los procedimientos y estándares ayudarán a armonizar el trabajo
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